Что если не прийти в военкомат по повестке: Какие причины неявки в военкомат являются уважительными?

Содержание

что будет, если не прийти в военкомат, ответственность и последствия для призывника

Вчера листала соцсети и увидела фотографию знакомой, у которой призвали брата по частичной мобилизации. В комментариях ей пишут, мол, зачем отпустили, можно было не ходить, поскольку штраф за неявку — всего 3000 Р.

Расскажите, так ли это? Что будет по закону за уклонение от частичной мобилизации, если, допустим, не прийти по врученной повестке в военкомат?

Дмитрий Сергеев

майор полиции в отставке

Профиль автора

Комментаторы отчасти правы: если просто не явиться по врученной лично в руки и подписанной повестке, то практически наверняка призывник просто получит административный штраф. Но о том, что может произойти потом, никто не пишет.

Расскажу, как будет развиваться ситуация, если не прийти в военкомат после вручения повестки или вообще отказаться ее получать.

Как обычно вручают повестку

С точки зрения закона никаких ограничений по месту выдачи повестки нет: ее могут вручить на работе, дома или в любом другом месте. Закон ограничивает только перечень лиц, которые могут выдавать повестки. Это:

Сотрудники военкомата.
Работодатели.
Сотрудники полиции.

п. 2 ст. 31 закона «О воинской обязанности и военной службе»

В повестке должны быть указаны фамилия, имя и отчество получателя. Главное условие — ее должны вручить лично в руки и под подпись. Никакой процедуры отправки через госуслуги, заказным письмом с уведомлением о вручении или передачи через родственников нет.

Ну и что? 21.09.22

Пишут, что повестку о частичной мобилизации могут прислать через госуслуги: как на самом деле

Чем грозит неявка в военкомат по повестке

Как могут развиваться события в случае неявки по повестке, проще объяснить на примере.

Допустим, домой к человеку пришли сотрудники военкомата. Повестка оформлена правильно: в ней указаны фамилия, имя и отчество призывника, дата его рождения, стоит печать военкома и подпись военного комиссара. А еще написаны время явки и адрес, куда нужно прийти.

Человек все изучил и расписался в получении повестки. Но позже решил не идти в военкомат, зная, что за это грозит административный штраф.

Поначалу все будет именно так. Сотрудники военкомата, не увидев призывника в указанное в повестке время, составят протокол об административном правонарушении.

ст. 23.11 КоАП РФ

На этом этапе ответственности можно избежать, если доказать, что причина неявки была уважительной. Например, человек заболел или возникли обстоятельства непреодолимой силы: ураган, наводнение или эпидемия.

Но если военкомат сочтет доказательства неубедительными, грозит административная ответственность по статье 21.5 кодекса об административных правонарушениях. Санкция — предупреждение или штраф 500—3000 Р. Как правило, если человек совершил проступок впервые, наказание может быть минимальным — и военком ограничится предупреждением.

Сообщество 29. 09.22

Какие документы нужно иметь при себе, если вдруг остановят на улице для мобилизации?

Что будет, если дальше игнорировать повестку

Каждая повестка действует только до даты, которая в ней указана. Если не явился в первый раз — должны выдать новую, с указанием новой даты, времени и места.

Речь об уголовной ответственности идет, только если человек не явился по двум врученным лично и подписанным повесткам или отказался от их получения и об этом составили акты. В этом случае военком передаст материалы в следственный комитет, где могут возбудить уголовное дело по части 1 статьи 328 уголовного кодекса.

Ну и что? 21.09.22

Частичная мобилизация в России: как будет проходить, кто подпадает, кого не призовут

Вероятно, весь период следствия человек проведет под подпиской о невыезде: это преступление небольшой тяжести и арест маловероятен. Но и дела по этой статье не относятся к сложным. Скорее всего, следователь уложится в отведенный законом срок предварительного следствия, два месяца, после чего дело направят в суд. А дальше уже судья будет решать, какую санкцию применить.

Возможны такие варианты:

штраф до 200 000 Р или в размере заработной платы или другого дохода осужденного за 18 месяцев;
принудительные работы на срок до двух лет;
арест на срок до шести месяцев;
лишение свободы на срок до двух лет.

Уклонением посчитают:

две и более неявки без уважительных причин по врученным лично в руки и подписанным повесткам военного комиссариата. Мероприятия, на которые человек не пришел, роли не играют: это может быть уточнение сведений воинского учета, медицинское освидетельствование, заседание призывной комиссии, отправка к месту военной службы;
отказ от получения повестки;
симуляцию болезни, которая дала возможность освободиться от призыва;
причинение самому себе какого-либо повреждения ради освобождения от службы;
подлог документов или иной обман, который дал право на освобождение от службы;
смену места жительства с целью уклонения от вручения повестки;
отказ от медкомиссии.

пп. 4—7 постановления Пленума ВС РФ от 03.04.2008 № 3

Еще раз подчеркну: к ответственности можно привлечь, только если призывник лично расписался в получении повестки. Если подпись поставила его супруга, это ненадлежащее оповещение.

Также не может вручить повестку — даже по заданию военкома или участкового — дворник, консьерж, почтальон или работник социальной службы. От получения такой повестки можно отказаться, отвечать за это вообще не придется.

Относится ли это к тем, кого призывают по мобилизации

Во многих статьях я встречал мнение, что положения части 1 статьи 328 уголовного кодекса не относятся к тем, кого призывают по мобилизации. Даже Пленум Верховного суда в своем постановлении разбирает только ситуации, которые касаются призываемых на срочную службу. И авторы статей приходят к выводу, что мобилизованных уголовный кодекс не касается — для них только кодекс об административных правонарушениях и административная ответственность. Но это, по всей вероятности, не так.

Сообщество 22.09.22

Могут ли мобилизовать в армию без военного билета?

Верховный суд в 2008 году обобщал судебную практику по срочной службе — просто потому, что предыдущий указ Президиума Верховного совета СССР о мобилизации был подписан 22 июня 1941 года. Если и существовала судебная практика по обжалованию той мобилизации, то в открытых источниках ее нет. Кроме того, УК РСФСР не имеет никакого отношения к УК РФ.

Статья 328 уголовного кодекса предусматривает ответственность для тех, кто уклоняется от призыва на военную службу. А призыв возможен в двух случаях:

На срочную военную службу на год для мужчин от 18 до 27 лет.
По мобилизации для граждан, пребывающих в запасе.

ст. 22 закона «О воинской обязанности и военной службе»

Исключение — наличие освобождения или отсрочки от военной службы.

Основания для призыва при этом разные, но ответственность за уклонение предусмотрена одной статьей уголовного кодекса. Выводы Верховного суда от 2008 года в нынешних условиях, скорее всего, неприменимы. Но судя по всему, по крайней мере до 2021 года, уголовные дела в отношении уклонистов в судах встречались очень редко. В судебной статистике их несколько последних лет даже не выделяли в отдельную строку.

Могут ли призвать после приговора

Некоторые считают, что судимых в армию не берут. Иногда это даже преподносится как способ избежать призыва: совершить преступление, получить условную судимость и ждать, когда ее снимут. К сожалению, это не сработает.

Призыву на военную службу по мобилизации действительно не подлежат граждане, у которых есть неснятая или непогашенная судимость, — но только за совершение тяжкого преступления. Максимальный срок лишения свободы по части 1 статьи 328 уголовного кодекса — два года, и, так как это преступление небольшой тяжести, такая судимость не влияет на возможность призыва по мобилизации.

п. 4 ст. 17 закона «О мобилизационной подготовке и мобилизации в РФ»

Тут возможны два варианта развития событий.

Если человек совершает преступление впервые и у него положительные характеристики, суд может назначить минимальное наказание из предусмотренного статьей, то есть штраф. В этом случае после приговора он получит его копию, новую повестку и исполнительный лист на сумму до 200 000 Р, с которым и отправится к месту службы.

Возможен и другой вариант. С 25 сентября 2022 года суды могут учитывать совершение преступления в период мобилизации как отягчающее обстоятельство. Тогда суд вправе назначить виновному более строгое наказание. Например, вместо штрафа могут лишить свободы на два года. Но и в этом случае отбытие наказания не освобождает от обязанностей, связанных с явкой по повестке. Если мобилизация к тому времени не закончится, повестку снова могут вручить.

Ну и что? 27.09.22

Как будут наказывать за преступления в период мобилизации и ведения боевых действий

Что в итоге

Однократная неявка по врученной лично и подписанной повестке в военкомат, скорее всего, просто приведет к административному штрафу.

6 организаций, которые помогают призывникам и военным

Если позже лично подписывать, но не приходить по новым повесткам в военкомат, ответственность может быть уже уголовной. Можно заплатить штраф 200 000 Р или лишиться свободы на срок до двух лет. Однако уголовных дел по этому основанию практически нет.

Привлечение к уголовной ответственности за уклонение от призыва не освобождает от самого призыва.

Что делать?Читатели спрашивают — эксперты отвечают

Задать свой вопрос

«Военкомат закинул повестку в почтовый ящик, я не ставил подпись о получении. Говорят, что я обязан явиться в военкомат, как быть?» — Яндекс Кью

Как отказаться от мобилизации и что взять с собой в военкомат?. «Бумага»

— Кто может законно отказаться от мобилизации?

— В первую очередь нужно определиться, в каком статусе находится человек. Если нет военного билета, он не в запасе и призывник, происходящее сейчас его формально никак не касается и он будет подлежать призыву в соответствии с обычными правилами с 1 октября.

Если человек находится в запасе и у него есть военный билет, тут может быть два варианта. У некоторых в билет вклеено мобилизационное предписание. В нем написано, что человек обязан явиться в определенные сроки после объявления мобилизации в военный комиссариат. Второй вариант — человеку вручают повестку. В обоих случаях, если человек не готов участвовать в мобилизации, мы рекомендуем писать заявление на альтернативную гражданскую службу в военный комиссариат.

— Какие должны быть основания для замены военной службы на альтернативную гражданскую?

— Никто не отменял 59-ю статью Конституции и закон об альтернативной гражданской службе. В соответствии с ними человек, убеждениям которого противоречит несение военной службы, имеет право на замену ее на альтернативную гражданскую. Это в том числе касается и периода мобилизации. Образец заявления есть у нас в каталоге материалов.

— Что будет, если не явиться в военкомат по мобилизационному предписанию или по повестке?

— В законодательстве это не прописано. Есть только статья 328 УК, которая наказывает за уклонение от призыва на военную службу. Но на сегодняшний день, согласно постановлению Верховного суда, она применяется только в отношении призывников. Она не должна применяться к мобилизуемым.

На текущий момент кажется, что есть только административная ответственность за неявку по мобилизационному предписанию и за неявку по повестке. Соответственно, по ним в целом можно не являться [в военкомат], но мы не знаем, какой будет практика и как правоохранитель будет толковать 328-ю статью УК. Поэтому мы предлагаем писать заявление на альтернативную гражданскую службу и требовать, чтобы человеку заменили на нее военную службу.

— Как должен действовать человек, который хочет отказаться от мобилизации, даже если его за это будут судить? В какой момент и что он должен делать?

— Тут есть два пути. Первый — подавать заявление на гражданскую службу, второй — не ходить в военкомат, игнорировать его и ждать ответственности, которая на данный момент должна быть административная. Может быть и уголовная, но всего до 2 лет по 328-й статье. Не факт, что вам дадут реальный срок, и вообще в практике еще не случалось, чтобы по этой статье давали реальный срок.

— Если у призывника есть какие-то хронические заболевания, которые подходят под список оснований для медотвода, стоит ли ему идти на медкомиссию?

— Медкомиссия может проигнорировать болезни. Тем, кому пришла повестка об участии в мобилизации, нужно действовать так же, как действуют призывники, — с грамотной подготовкой медицинских документов. При этом важно, чтобы человек подпадал под категорию годности Д. Если он под нее точно подпадает, то он должен подавать заявление о приобщении этих медицинских документов к личному делу. На основании этих медицинских документов мобилизационная комиссия должна будет ему присвоить категорию годности Д.

— Какой давности должны быть медицинские документы, чтобы служили доказательством заболевания?

— Нужны старые медицинские документы, которые характеризуют, что заболевание появилось не вчера, а давно. К заявлению также следует приобщать документы, которые показывают, что сейчас заболевание тоже есть, то есть свежие обследования. И те и те документы нужно приобщать [к личному делу] и на их основания мобилизационная комиссия будет принимать решение.

— Может ли медкомиссия не согласиться с диагнозом врачей, посчитав, что человек годен к службе?

— Да. Такое решение можно обжаловать, но мы не знаем, как это будет происходить у тех, кого отправляют участвовать в мобилизации. Если в случае с обычным призывом решение призывной комиссии при его обжаловании приостанавливалось, то решение о мобилизации не приостанавливается и человек всё равно в ней должен участвовать.

— Он сможет обжаловать решение комиссии сам, находясь на военной подготовке или на фронте, или должен написать доверенность, чтобы кто-то это сделал за него?

— Он сможет обжаловать решение и по доверенности, и сам, но при этом он уже будет находиться на линии фронта. Поэтому [для тех, кто сомневается, что их признают негодными] вариант с игнорированием повесток более безопасный.

Кто контролирует повестку дня? — Закон Коутса о местном самоуправлении Северной Каролины

Слово «повестка дня» происходит от латинского языка, означающего «дело, которое нужно сделать». Для органов местного самоуправления это инструмент для организации и проведения собраний. В этом блоге рассматриваются часто задаваемые вопросы о программах, в том числе о том, как они разрабатываются, как они могут быть изменены и кто, в конечном счете, имеет законные полномочия контролировать их.

Требует ли закон штата использование повестки дня?

Нет. Использование повестки дня является обычной практикой, но не той, которая требуется по закону штата. Однако трудно представить, как можно было бы проводить собрания без повестки дня или аналогичного порядка ведения дел. Законодательное собрание штата использует ежедневный «календарь» в качестве повестки дня.

Значит ли это, что нет никаких правил о том, что должно быть в повестке дня или как она создается?

Нет.

Несмотря на то, что ни один закон не предписывает использование повестки дня, когда совет использует их, законы штата и парламентские правила определяют, кто их контролирует и как они выполняются. Трей Аллен включил основные юридические и парламентские правила, регулирующие подготовку и принятие повестки дня совета, в Предлагаемые правила процедуры городского совета (Часть VI, стр. 25) и Предлагаемые правила процедуры Совета уполномоченных графств ( Часть VI, стр. 26).

Кто имеет законное право диктовать, что будет в повестке дня?

Ответ на этот вопрос очень ясен: Правление определяет повестку дня. С юридической и практической точки зрения, это повестка дня совета, и именно он должен решать вопросы, которые он хочет рассмотреть на собрании. Решение принимает корпус, а не председатель или какой-либо отдельный член. Если законом или политикой правления не предусмотрено иное, решения о том, что включено в повестку дня (или исключено из нее), и что фактически рассматривается на собрании, принимаются правлением большинством голосов.

Кто готовит повестку дня?

Правление имеет высшую власть над повесткой дня, но довольно часто правление делегирует работу по разработке предложенной или черновой повестки дня до собрания. Практика сильно различается, но общие примеры включают делегирование полномочий городскому или окружному клерку, менеджеру или комитету по повестке дня, который может состоять из менеджера, клерка и мэра или председателя правления. Советы обычно разрабатывают процесс запроса вопросов от сотрудников и членов совета до собрания. Также распространена (и целесообразна) процедура, когда совет директоров призывает к рассмотрению и предлагает исправления до того, как председатель назначает голосование для утверждения предложенной повестки дня в начале каждого собрания. Это дает членам еще одну возможность запросить изменения в предложенной повестке дня, прежде чем она будет окончательно принята правлением.

Может ли клерк, мэр/председатель или комитет по повестке дня отказать в удовлетворении запроса отдельного члена правления о включении пункта в предложенную повестку дня?

Да, но правление может отменить это решение. Как уже отмечалось, большинство членов правления контролирует повестку дня. В тех случаях, когда правление делегировало полномочия по подготовке предложенной повестки дня (как описано в предыдущем ответе), отдельные члены правления иногда расстраиваются из-за того, что их вопросы не попадают в повестку дня. Член правления может, по сути, обжаловать это решение перед самим советом, когда повестка дня рассматривается для утверждения в начале собрания или путем внесения предложения позже на собрании. Если большинство совета согласится добавить его, то он будет услышан. Если нет, то не будет. Отдельный член правления не имеет права диктовать повестку дня. Правила обычно позволяют отдельным членам совета быть признанными за личную привилегию, но это позволяет члену высказывать личные вопросы и не является средством для добавления вопросов для общего обсуждения.

Может ли правление устанавливать правила, требующие квалифицированного большинства голосов для включения вопросов в повестку дня?

Да, но правление может изменять эти правила, когда захочет, простым большинством голосов. Некоторые советы приняли правила добавления вопросов в повестку дня, в том числе требование наличия 2/3 голосов. Это побуждает участников использовать административный процесс установления повестки дня и способствует повышению эффективности собрания. С другой стороны, это может поставить в невыгодное положение члена совета директоров, чьи идеи или инициативы непопулярны среди председателя, персонала или коллег-членов совета. Ценность и использование этого типа правил должны определяться советом большинством голосов. После принятия политика остается на усмотрение совета директоров, который может время от времени отменять или изменять ее по своему усмотрению.

Есть ли что-то, что по закону должно быть на повестке дня?

Законодательство не требует иметь повестку дня, но если правление решит ее составить, при ее подготовке необходимо учитывать как минимум два юридических требования.

Период общественного обсуждения. Закон штата требует, чтобы выборные советы городов, округов и местных школьных единиц включали период общественного обсуждения на регулярное собрание не реже одного раза в месяц. Дополнительную информацию о периодах общественного обсуждения см. в блоге Флеминга Белла. В соответствии с этим требованием повестка дня как минимум одного регулярного ежемесячного собрания должна включать время для общественного обсуждения.

Вопросы на внеочередных и чрезвычайных собраниях . Два отдельных положения законодательства штата регулируют процесс созыва «специальных собраний», то есть собраний, которые не входят в обычный график собраний. Уставы городов и округов (GS 160A-71 и GS 153A-40) требуют, чтобы члены правления были уведомлены о созыве собрания с указанием цели собрания. В уставе указывается, что правление может рассматривать только вопросы, указанные в уведомлении, если только все члены не присутствуют и не согласны с дополнительными вопросами, или если отсутствующие члены не предоставили письменный отказ от своего права на уведомление.

Аналогичным образом закон об открытых собраниях требует уведомления общественности о внеочередных собраниях, включая цель собрания. (G.S.143-318.12(b)(2)) Хотя по этому вопросу нет решений по делу Северной Каролины, это положение обычно интерпретируется как ограничивающее рассмотрение советом вопросов, перечисленных в уведомлении.

В совокупности эти положения предполагают, что состав повестки дня внеочередного собрания должен быть ограничен вопросами, перечисленными в уведомлениях для членов правления и общественности. Правление может быть оспорено, если оно выходит за рамки заявленной цели, либо изменяя повестку дня, либо просто отвлекаясь на другие темы без изменения повестки дня. Такой вызов представляет собой более серьезный риск, если принять меры, чем если блуждание предполагает только обсуждение.

Закон об открытых собраниях также разрешает проведение экстренных собраний и предусматривает, что на этих собраниях могут рассматриваться только дела, связанные с чрезвычайной ситуацией.

Должен ли совет завершить свою повестку дня перед перерывом?

Нет. Как и в случае со многими другими ответами на вопросы о повестке дня, это функция исключительных полномочий совета директоров в отношении повестки дня. Если совет решит отказаться от (или изменить, чтобы сократить) повестку дня, он может по своему усмотрению сделать это. Советы также могут прерывать заседания, чтобы завершить рассмотрение повестки дня в другой день. Незавершенные вопросы могут быть рассмотрены на следующем собрании, но не включаются автоматически в повестку дня следующего собрания. Однако правление может решить это в своих местных правилах или большинством голосов в конце собрания, на котором вопросы остались незавершенными (например, приняв предложение включить все незавершенные вопросы в повестку дня следующего собрания).

Может ли председательствующий в одностороннем порядке добавлять и удалять пункты или откладывать собрание до его завершения?

Председательствующий не имеет присущей власти контролировать то, что находится на повестке дня. Как отмечалось ранее, эта власть принадлежит плате. Председательствующие обычно управляют повесткой дня как часть управления собранием, добавляя и удаляя пункты с явного или молчаливого одобрения совета. Иногда односторонние действия председательствующего могут превышать его или ее полномочия. Примеры включают отказ добавить предмет или молоток на встрече в пылу спорного обмена мнениями. Односторонние действия председательствующего, влияющие на повестку дня, остаются в силе только в том случае, если большинство членов правления одобряют (обычно бездействием), но могут быть отклонены большинством голосов, если один или несколько членов выдвигают возражения.

Что такое программа согласия?

Согласованная повестка дня используется для утверждения советом вопросов, не требующих индивидуального рассмотрения или обсуждения. Вопросы перечислены и поставлены на голосование как группа, и единоличное голосование представляет собой судебный иск по каждому вопросу. Правление имеет право голосовать таким образом. Любой отдельный член правления может потребовать, чтобы вопрос был удален из повестки дня согласия для отдельного обсуждения и голосования.

Индивидуальные планы

Второе определение повестки дня: «основные намерения или мотивы конкретного человека или группы». Манипуляции с повесткой дня правления иногда обусловлены индивидуальной или групповой повесткой дня, которая может быть раскрыта или не раскрыта. Правления должны внимательно следить за тем, чтобы процесс определения повестки дня управлялся справедливо и не использовался в качестве механизма для продвижения чисто индивидуальных или мажоритарных повесток дня. Даже в рамках системы правления большинства возможность высказывания взглядов меньшинства остается важным аспектом демократических систем. Повестка дня должна обеспечивать баланс между эффективным управлением и здоровыми дебатами.

Все права защищены. Этот пост в блоге публикуется и размещается в Интернете Школой государственного управления для решения вопросов, представляющих интерес для государственных служащих. Этот пост в блоге предназначен для использования в образовательных и информационных целях и может использоваться в этих целях без разрешения при условии указания источника. Использование этого сообщения блога в коммерческих целях запрещено. Чтобы просмотреть полный каталог публикаций Школы государственного управления, посетите веб-сайт Школы по адресу www.sog.unc.edu или обратитесь в книжный магазин Школы государственного управления, CB# 3330 Knapp-Sanders Building, UNC Chapel Hill, Chapel Hill, NC 2759.9-3330; электронная почта [email protected]; телефон 919.966.4119; или по факсу 919.962.2707.

Полное руководство по повестке дня заседания совета директоров (с шаблонами!)

Команда Boardable

Блоги

Зацепление с доской

20 минут

Как члены правления, мы испытали немало непродуктивных совещаний, и позвольте вам сказать, что на самом деле есть лучший способ. Все зависит от планирования, которое вы делаете, прежде чем ступить в зал заседаний. Конечно, это означает, что нужно убедиться, что все выполнили свои задания, и подумать о том, что вы хотите осветить, но главное — создать эффективную повестку дня заседания совета директоров, которая зафиксирует всю эту информацию в письменном виде.

Повестка дня собрания вашего совета — основа каждого собрания, которое вы проводите. Они задают тон того, насколько вовлеченными (или, наоборот, не заинтересованными) все будут. Да, они включают в себя список всего, что вы хотите охватить, но это гораздо больше. Требуется больше, чем просто создать простой контрольный список управления и завершить его.

Дорожные карты, которые вы создаете для заседаний совета директоров, очень важны для вовлечения и продуктивности. Поэтому мы решили сделать шаг назад и вернуться к основам. Мы даже добавили несколько шаблонов повестки заседания совета директоров, чтобы помочь вам переосмыслить структуру, которую вы сейчас используете. Вот что вы можете найти в этом полном сборнике пьес:

Как правильно составить повестку дня заседания совета директоров
Как эффективно вести протоколы заседаний совета директоров
Бесплатные шаблоны повестки дня заседания совета директоров
Чем может помочь конструктор повестки дня заседания совета директоров

Как составить повестку дня успешного заседания совета директоров

Скорее всего, вы видели множество примеров плохой подготовки и неудачно выбранных тем для встреч на всю жизнь. Плохие заседания совета директоров тратят впустую время самых ценных людей вашей организации. Само собой разумеется, что это не то, чего должна хотеть любая организация.

Единственный верный способ избежать этого — создавать динамические повестки дня собраний совета директоров. Но как?

Давайте взглянем на несколько шагов, которые помогут вам создать эффективные повестки дня правления, которые сделают ваши собрания продуктивными, совместными и интересными — независимо от того, проводите ли вы встречи виртуально или лично.

Логически организуйте повестку дня своего совета

Мы пришли к выводу, что повестка дня заседания совета директоров — это настоящая движущая сила производительности каждого. Это поможет вам переключаться между темами встречи и решать все, что вам нужно, не задерживаясь слишком долго на вещах, которые лучше обсудить в одном из комитетов вашего совета.

Организация повестки собрания вашего совета играет большую роль в том, насколько хорошо пройдет собрание и обсуждение. Вот несколько способов улучшить повестку дня совета директоров:

Освежите свой подход. Повестка дня собрания совета директоров не всегда должна быть одинаковой. На самом деле, члены совета директоров, вероятно, почувствуют себя намного бодрее, если вы сначала расскажете о самой важной (и потенциально решающей) информации. Эту стратегию мы любим называть «переворачиванием повестки дня с ног на голову». Это работает очень хорошо для многих досок, так как это намного легче членам правления генерировать новые идеи, когда их мысли свежи.
Укажите цель пункта повестки дня. Они должны принять решение, внести свой вклад или просто сидеть и слушать, что вы хотите сказать по этому вопросу? Зная конечную цель каждого пункта повестки дня собрания совета, ее достижение становится намного проще. Не нужно тратить время на поиск другого решения, которое вам на самом деле не нужно.
Установите время для каждого пункта повестки дня. Вам не нужно, чтобы мы или кто-либо еще говорили вам, что вашей доске не нужно тратить 30 минут на каждую тему. Включите приблизительную оценку того, сколько времени займет каждый пункт. Скажем, вы не пришли к желаемому выводу по элементу. Просто оставьте это в повестке дня собрания совета директоров в следующий раз и сосредоточьтесь на решении проблем, которые вы можете решить прямо сейчас .

Подумайте над тем, как вы организуете свои собрания. Четко организованная повестка дня заседания совета директоров поможет обеспечить плавный ход беседы, чтобы вы могли сократить количество посторонних разговоров и перейти к делу. В противном случае все умственно отключатся, прежде чем вы это узнаете.

Остерегайтесь информационной перегрузки

От просмотра отчетов до выполнения следующих шагов существует много информации, которая необходима членам совета директоров для эффективного выполнения своей работы. Как лидеры, мы обычно сами выполняем задания. Легко забыть, как легко может накапливаться информация и задачи. Даже когда люди с энтузиазмом берутся за новые задачи, мы должны помнить, что у них есть другие дела, которые им нужно делать помимо работы.

Вот несколько советов, которые хорошо работают, чтобы избежать информационной перегрузки повесткой дня заседания совета директоров:

Ограничение длины пакета. Хорошим практическим правилом является ограничение объема книги до 10 страниц для обычного заседания совета директоров и 20 страниц для особого собрания. Ваши комитеты должны усвоить детали и предоставить обзор высокого уровня для остальной части правления. В противном случае вы перегрузите повестку дня заседания совета директоров и затуманите их разум. Затем вы сталкиваетесь с проблемой отвлечения их внимания от более важных деталей.
Минимизируйте время, затрачиваемое на рутинные дела. Потратьте около 25 процентов времени собрания на отчеты и «необходимости» (например, утверждение повестки дня и протоколов предыдущих собраний, финансовый обзор и т. д.). Это оставляет большую часть встречи для обсуждения стратегического направления и других важных вопросов. Повестка дня согласия помогает здесь, поскольку она объединяет рутинные вопросы.
Не размещайте отчеты в повестке дня собрания совета директоров. Мы обнаружили, что чем больше вы утопаете участников в деталях, тем больше вероятность того, что они зарегистрируются. Если в вашей повестке дня есть слово «отчет» более двух или трех раз, у вас их слишком много. Члены правления не хотят тратить час (или больше), слушая, как вы говорите с ними, а не с ними.

Уважение времени людей — это то, к чему должен стремиться любой руководитель. Это включает в себя ваши встречи! Покажите людям, что вы цените их время, и энергии в комнате станет намного больше!

Сосредоточьтесь на веществе

Форматирование ничего не значит без действенных пунктов повестки дня. Другими словами, то, как выглядит повестка дня, имеет гораздо меньшее значение, чем то, что вы планируете освещать. Вы всегда должны сначала хорошо спланировать встречу, а потом подумать о том, как лучше всего сообщить об этом плане.

Мы предлагаем выбирать и расставлять приоритеты тем в повестке дня собрания совета, которые касаются нескольких членов. Темы, актуальные для всех за столом, будут гораздо более значимыми. Если вы не можете найти ни одной темы, затрагивающей хотя бы половину группы, возможно, у вас более серьезная проблема.

Запрос ввода

Все мы слышали поговорку о том, что два разума лучше, чем один. Сбор информации — отличный способ пробудить энтузиазм и убедиться, что вы не пропустите ничего важного.

Мы видели, как председатели правления начинали каждое собрание с того, что ходили вокруг стола и спрашивали каждого члена, есть ли у него или у нее что обсудить. То же самое касается каждой темы обсуждения. В начале и в конце каждого пункта повестки дня спрашивайте всех, есть ли у них что добавить.

Иногда участники могут сказать, что им нечего добавить, что само по себе может быть весьма значимым сообщением. По сути, это говорит о том, что человек чувствует, что тема была достаточно освещена, и сигнализирует о готовности двигаться дальше. Однако действуйте здесь осторожно. Если это происходит слишком часто, это может быть признаком того, что повестка дня собрания вашего совета директоров слишком длинная.

Заблаговременно отправляйте повестки дня заседаний совета директоров

Итак, вы составили повестку дня заседания совета директоров с важными темами для обсуждения и ключевыми пунктами для принятия решений. Если вы действительно хотите извлечь максимальную пользу из повестки дня вашего совета, вы захотите пойти дальше и поделиться ею со всеми.

Это дает всем возможность полностью подготовиться и внести активный вклад, когда придет время, особенно если им поручено проработать один из пунктов. Ваша повестка дня собрания совета может дать участникам определенный уровень детализации того, что они будут обсуждать, и вдохновить на вопросы, которыми они могут поделиться с группой, чтобы стимулировать сотрудничество.

Прикрепите все, что они должны рассмотреть в дополнение к повестке дня правления, например, отчеты и другие документы. Они могут просмотреть их на досуге и использовать время встречи для обсуждения.

Заранее рассылая повестки дня собрания совета директоров, вы тем самым говорите: «Эй, я ценю ваше время и хочу, чтобы у вас была возможность подумать о том, какой вклад вы хотите внести в обсуждение». Каждый может расслабиться, зная, что встреча находится под контролем и что все насущные вопросы будут решены.

Как эффективно вести протоколы заседаний совета директоров

Каждый член вашего правления играет важную роль. Председатель правления ведет ваши собрания, казначей управляет финансами, а секретарю поручено вести точный протокол собрания.

Точное протоколирование — еще одна часть головоломки при составлении повестки дня. Ваш секретарь может взять повестку дня правления и превратить ее в исчерпывающие заметки для вашей команды. Этот предварительно написанный план дает вам большую фору в протоколах доски. Это позволяет легко тщательно увековечить действия совета и объяснить их обоснование — отличный ориентир для принятия решений в будущем и для людей, которые не смогли присутствовать. Не только это, но и официальная и юридическая запись ваших заседаний совета директоров.

Многое зависит от точного учета минут, что делает эту работу непревзойденной многозадачностью. Спросите любого эффективного секретаря, и он скажет вам, что вам следует помнить об общих элементах:

.
Точная идентификация того, кто что сказал
Четкий, недвусмысленный текст
Тщательная оценка обсуждения в контексте заседания совета директоров в режиме реального времени
Оперативная рассылка утвержденных, готовых к прочтению протоколов
Эффективный протокол, несомненно, начинается с отличной повестки дня заседания совета директоров, но это больше, чем просто конкретизированный набросок. Протоколы сохраняют порядок обсуждения советом, даже если он меняет порядок пунктов повестки дня. Вот некоторые вещи, которые вы должны иметь в виду, когда будете преобразовывать повестку дня своего правления в официальные протоколы, чтобы ваша команда могла оглянуться на них.
1. Наличие системы входа
Знайте, кто планирует посещать ваши встречи. Для личных встреч некоторые доски перечисляют имена всех, кто должен присутствовать на листе регистрации. Иди с таким названием, как « ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ. ПОЖАЛУЙСТА ВОЙДИТЕ. » Затем поместите его рядом с дверью с прикрепленной ручкой.
Это может выглядеть немного иначе для виртуальных встреч, но при наличии правильной технологии учет посещаемости может быть таким же простым. Boardable полностью оснащен специальными инструментами управления собраниями, которые включают записи о посещаемости, чтобы упростить этот процесс.
2. Пишите для читателя на 5 лет вперед
Поставьте себя на место нового члена правления через 5 лет. Вы просматриваете протокол собрания, на котором не присутствовал ни один из других действующих членов правления. Другими словами, никто не обладает большей проницательностью, чем вы. Возможно, вы пытаетесь выяснить, как закончилось то или иное голосование. Или, может быть, вы просто пытаетесь понять, как выглядит успех на собраниях совета директоров, и хотите использовать прошлые встречи в качестве руководства. Какие ключевые обсуждения и решения вам необходимо знать, чтобы эффективно выполнять свою работу?
Подумайте о том, что вы хотели бы знать, например, о ключевых решениях, о том, почему люди проголосовали так, как они это сделали, и о том, какие следующие шаги ожидаются на собрании. Новые члены правления должны без замешательства понять, что произошло. Это не означает, что ваши протоколы должны быть полной расшифровкой, но такие вещи, как движения, должны быть записаны дословно. Для официальных голосов необходимо записать:
Точная формулировка, использованная при внесении предложения.
Имя лица, сделавшего предложение.
Имя лица, поддержавшего ходатайство.
Голосование (Совет: делайте отступы для быстрого распознавания).
Дополнительное обсуждение, если , а не , должно быть записано дословно. При этом все написанное должно быть полностью объективным и исключать подстрекательские комментарии. Придерживайтесь фактов! Один совет, который мы предлагаем, — по возможности избегать прилагательных и наречий. Затем попросите кого-нибудь, кто не смог присутствовать, перепроверить текст, чтобы убедиться, что он понятен.
3. Не жалейте деталей
Аналогичным образом, включите любую относящуюся к делу информацию, которая возникает во время собрания совета директоров. Ваш совет несет юридическую ответственность, и ваши протоколы служат официальной и юридической записью. В юридической сфере протокол собрания считается правильным. Любые детали, которые вы включаете, должны быть четкими и простыми, чтобы избежать осложнений.
Мы рекомендуем вам использовать эти рекомендации в качестве отправной точки:
Место встречи, дата и точное время призыва к порядку
Тип собрания (регулярное, специальное или созванное)
ФИО участников собрания и отсутствующих
Каждое предложение, в том числе кто его сделал, кто его поддержал и каков был результат
Действия и последующие шаги
Дата и время следующей встречи
Время перерыва
Хотя это ни в коем случае не исчерпывающий список, он должен послужить прочной основой для составления протокола собрания. Для каждого пункта повестки дня напишите краткое изложение каждого предпринятого действия вместе с обоснованием ключевых решений, и вы будете золотыми.
Имейте в виду, что вы также не хотите включать полную стенограмму всего, что было сказано. Слишком много деталей может быть столь же рискованным, как и слишком мало деталей. Мы понимаем, что найти идеальную золотую середину между слишком большим количеством и слишком малым количеством деталей может показаться немного двусмысленным, но немного потренировавшись, вы сможете найти правильный баланс.
4. Следуйте установленным протоколам ведения и утверждения протоколов собраний
Итак, вы следуете всем этим советам и проводите несколько замечательных минут. Что теперь? Вам нужны немедленные следующие действия, чтобы быстро завершить и распространить их. Попробуйте создать контрольный список, который поможет вам не сбиться с пути.
Мы видели множество плат, использующих следующие протоколы, в том числе:
Пусть председатель и секретарь подпишут протокол. Вы можете либо подписать их цифровой подписью, либо использовать традиционный подход от руки.
Создание резервных копий. Лучше всего хранить их в цифровом виде. В лучшем случае используйте портал доски, где вы можете создать резервную копию документа на Google Диске, Dropbox или OneDrive.
Отправьте протокол членам правления. Каждый в вашем списке гостей должен получить копию, включая тех, кто не смог этого сделать. В конце концов, вы думали, что они достаточно важны, чтобы их пригласили, верно? Я считаю, что лучшее время для отправки протокола — в течение 48 часов после встречи — достаточно скоро, чтобы собрание все еще было в их мыслях, но достаточно долго, чтобы у них было время все обработать.
Это действительно все, что вам нужно сделать. Зная, что вам нужно, чтобы двигаться вперед, вам будет намного легче на самом деле довести дело до конца.
5. Используйте правильные инструменты для работы
Одна вещь, которую мы все заметили за последние несколько лет, заключается в том, что гибридные собрания требуют гораздо более технологического подхода, чтобы все продолжали двигаться вперед. И то, как вы используете свою технологию, так же важно, как и сама технология.
Это может быть так же просто, как использовать свой ноутбук, чтобы делать заметки и менять их порядок по мере продвижения, когда обсуждение отличается от повестки дня правления. Включайте ключевые слова, краткие предложения и примечания непосредственно в повестку дня заседания совета директоров. Затем набросайте серию предложений и комментариев в виде маркированного списка для быстрой справки.
Чтобы сделать еще один шаг, нужно инвестировать в инструмент для ведения протоколов. Вы можете эффективно вести, хранить и распространять протоколы для дальнейшего использования, чтобы все были в курсе самой последней информации, даже если они не смогли присутствовать. Оставайтесь с нами, чтобы более подробно изучить решение позже.
Шаблоны повестки дня заседания совета директоров
Итак, вся эта штука с повесткой дня заседания правления для вас в новинку. Без проблем. В какой-то момент это было ново для всех великих лидеров правления. Создание формата, который ваш председатель может автоматически использовать по умолчанию, будет иметь большое значение для оптимизации планирования встреч.
Чтобы помочь, невероятная команда Boardable собрала несколько замечательных шаблонов, основанных на том, что, как мы видели, хорошо работает для разных досок. Просто нажмите на рисунок ниже, чтобы ознакомиться с редактируемыми шаблонами повестки собрания совета директоров, которые вы можете использовать для своих собраний:

Каждый из этих шаблонов повестки дня заседания совета директоров имеет уникальный макет с элементами, которые вы можете редактировать, чтобы они соответствовали вашему следующему собранию совета директоров. Вот что вы можете ожидать найти в каждом из них:
Шаблон 1: Используйте этот шаблон повестки дня собрания совета директоров, чтобы установить основную цель собрания, указать, как участники должны подготовиться, выделить темы, которые будут затронуты, и указать, какие действия будут предприняты после собрания.
Шаблон 2: Этот шаблон повестки дня собрания совета директоров разделен на отчеты руководства, старые дела и новые дела, поэтому вы можете убедиться, что все охвачено.
Шаблон 3: Внесите необходимые изменения в повестку дня, а затем ознакомьтесь с отчетами должностных лиц, старыми и новыми делами, объявлениями и т. д. с помощью этого шаблона повестки дня собрания совета директоров.
Создание динамических повесток заседаний совета директоров не должно быть сложной задачей. Вместо того, чтобы полагаться на волю случая, попробуйте один из этих шаблонов повестки дня собрания совета директоров и посмотрите, как они работают в вашей организации. Адаптируйте их в соответствии со своими потребностями, и вы будете удивлены тем, что может придумать ваша команда!
Чем может помочь конструктор повестки дня заседания совета директоров
Подготовка к собранию совета может занять много времени. Это может быть не очень очевидно для тех, кто просто посещает мероприятие, но от этого не становится легче для человека, который должен его планировать. Этот длинный список дел включает в себя поиск подходящей даты, обсуждение ключевых деталей и (конечно) заблаговременное создание динамической повестки дня заседания совета директоров.
Вернемся к идее внедрения технологий, которые помогут вам выполнять работу. Наша команда здесь, в Boardable, столкнулась с трудностями планирования собраний, причем многие из членов нашей команды сами являются действующими и бывшими членами правления. Вот почему мы разработали нашу платформу, чтобы эффективно выполнять все, что нужно вашему совету для оптимизации совещаний в одном удобном месте.
С помощью Boardable вы можете централизовать информацию и связь на доске, сделав все (и всех) всего парой кликов. Вы сможете быстро и эффективно создавать динамические повестки дня с помощью Agenda Builder. Наши инструменты позволяют даже наименее технически подкованным членам совета директоров:
Создайте повестку дня собрания совета директоров с нуля или сохраните шаблон предыдущего собрания.
Поделитесь интерактивным PDF-файлом повестки дня вашей доски со всей доской всего за несколько кликов.
Преобразуйте повестку собрания совета директоров в инструмент для записи протоколов во время собрания в прямом эфире.
Разрешить членам правления просматривать повестку дня на своих мобильных устройствах и добавлять заметки во время собрания.
С помощью Boardable Spotlight (наша полностью интегрированная платформа для виртуальных встреч) вы можете легко вывести повестку дня на все экраны.
Вы можете автоматизировать планирование совещаний, создавать динамические повестки дня (встроенные шаблоны повестки дня совещаний делают это еще проще) и отслеживать посещаемость совещаний и переписку.
Обзор того, как работает Boardable Agenda Builder
Мы основали Boardable, руководствуясь принципом предоставления доступных инструментов, объединяющих советы, комитеты и организации. На протяжении многих лет наша команда разработчиков продуктов потратила бессчетное количество часов на то, чтобы наше программное обеспечение для управления платами было простым в использовании. 0106 каждый использовать.
Как создать повестку дня заседания совета директоров в Boardable
После создания собрания в Центре собраний начните составлять повестку дня. Вы можете либо начать с нуля, чтобы воплотить в жизнь свое собственное видение, либо получить преимущество с помощью настраиваемого стандартного шаблона повестки дня заседания совета директоров.
Добавляя пункты в повестку дня заседания совета директоров, вы можете легко:
Назначить их конкретному члену правления
Укажите продолжительность времени
Добавить подробное описание
Прикрепить соответствующие документы
После сохранения повестки собрания совета директоров вы можете просмотреть ее и внести окончательные изменения. Затем поделитесь им с посетителями в виде интерактивного PDF-файла. Boardable автоматически подтянет ваш логотип и информацию о встрече. После того как вы создадите план, который вас удовлетворит, сохраните его как шаблон повестки собрания совета директоров, чтобы использовать его снова в будущем. Вы поблагодарите себя позже, поскольку подготовка к встрече становится легче с каждой встречей.
Как участники могут делать заметки во время собрания
Проведя время в зале заседаний, вы заметите, что самые эффективные участники делают свои собственные записи. Особенно, когда ваша доска находится в разгаре наводящих на размышления дискуссий, участники захотят записать то, что происходит, вместе со своими личными выводами. Вот почему мы оснастили Boardable функцией создания заметок.
Во время собрания у каждого участника есть возможность делать личные заметки прямо в повестке дня собрания совета. Какой отличный способ убедиться, что они полностью вовлечены и точно знают, что им нужно сделать до следующей встречи. Взгляните на мнение посетителя:
Как считать минуты с помощью Boardable
Помните, как я говорил вам, что повестка дня вашего правления служит отличным шаблоном для протоколов собраний? Не думайте, что я забыл вернуться к этому, и не думайте, что мы не подумали об этом, создавая функциональность Boardable!
Используя Minutes Maker, вы можете использовать уже созданную вами повестку дня, чтобы не упустить ни одной детали. Просто откройте повестку дня заседания совета директоров и добавьте свои примечания непосредственно к каждому пункту повестки дня, назначьте задачи и запишите голоса.
К тому времени, когда ваша встреча завершится, у вас будет четкий и краткий отчет о каждом принятом решении и каждой поставленной задаче. Отсюда просто опубликуйте свои протоколы и мгновенно раздайте их всем участникам. Вы можете связать протокол, повестку дня и задачи прошлой встречи с материалами для следующей встречи. А кто не любит легкую подготовку к встрече? Запись протоколов совещаний еще никогда не была такой простой!
С программным обеспечением для доски Boardable вы можете централизовать все коммуникации в одном удобном месте и создавать эффективные программы, которые стимулируют сотрудничество.
Готовы создавать динамические повестки дня, которые стимулируют участие в собраниях? Узнайте, как Boardable может помочь расширить возможности вашей доски. Начните бесплатно прямо сейчас .
Подведение итогов
Было бы здорово, если бы мы могли работать продуктивно, не записывая все, что нужно обсудить, и не беспокоясь о планировании наших встреч? Мы знаем, что составление повестки дня звучит утомительно (мы многое рассмотрели), но это единственный способ, которым вы можете сосредоточить внимание совета директоров и убедиться, что они оправдывают ожидания. Составление динамических повесток дня заседаний совета директоров перед каждым собранием достаточно скоро войдет в привычку, и вам не придется так много думать об этом.
Если вы что-то вынесете из этого руководства, пусть это будет то, что повестки дня вашего совета невероятно важны для повышения производительности в зале заседаний (и что Agenda Builder от Boardable — отличный инструмент для оптимизации подготовки).
Если вы не знаете, с чего начать, не стесняйтесь составить свою следующую повестку дня с помощью одного из шаблонов повестки дня заседания совета директоров, который вы использовали ранее. Интуитивно понятный Agenda Builder от Boardable еще больше упростит процесс и сделает вашу доску максимально возможной. Вскоре вы будете удивляться, как вы раньше проводили встречи без отличной повестки дня!
Решения для членов правления

Мы знаем, что то, что происходит после собрания, также имеет решающее значение. Поддерживайте импульс после встречи с помощью централизованного центра, к которому ваша команда может получить доступ до, во время и после встречи, чтобы способствовать автономии и сотрудничеству.
Посмотреть решения
Информационный бюллетень
Присоединяйтесь к резонатору!
Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы быть в курсе последних тенденций и идей сообщества Boardable.
Полное руководство и бесплатный шаблон
Команда Boardable
Блоги
Повестки дня, протоколы и учет
17 минут
Ведение протоколов заседаний совета директоров отнимает много времени и требует большого внимания к деталям. Требуется талантливый человек, который может уловить всю информацию, летящую по залу заседаний, и обобщить ее таким образом, чтобы передать атмосферу.
Легко забыть, насколько важны протоколы на доске. Это исторический журнал решений, на который могут ссылаться будущие члены правления, и они необходимы для соблюдения юридических требований вашей организации. Возникнуть проблемы с законом и иметь расплывчатые протоколы совещаний, на которые можно ссылаться, — это 9.0106, а не — это ситуация, в которой вы хотели бы оказаться, в то время как организации с хорошо хранимыми протоколами смогли прибегнуть к ним, когда столкнулись с юридическими проблемами.
Независимо от того, являетесь ли вы секретарем совета директоров или другим руководителем совета директоров со страстью к упорядоченной документации, вы знаете, что ведение протоколов часто бывает неблагодарной работой. Однако научиться эффективно вести протокол на заседании совета директоров стоит потраченного времени и энергии.
Лидеры Boardable составили это полное руководство, чтобы вы могли улучшить свои протоколы заседаний совета директоров и вернуться к тому, чтобы сосредоточиться на реальном руководстве организацией. Мы рассмотрим основы, чтобы убедиться, что мы все на одной странице, прежде чем переходить к мельчайшим деталям. Вот что мы рассмотрим:
Что такое протокол собрания совета директоров?
Каковы преимущества протоколов заседаний совета директоров?
Как вести протокол заседания совета директоров
Что не следует включать в протокол заседания совета директоров
Бесплатный шаблон протокола заседания совета директоров
Чем могут помочь инструменты протокола заседания совета директоров
1. Что такое протокол заседания совета директоров?
Протокол заседания совета директоров фиксирует действия и решения совета директоров. Они являются официальной и законной записью заседаний совета директоров. Это означает, что они должны включать больше, чем просто обзор обсуждений. Основная цель протоколов заседаний правления — показать, что члены правления сделали следующее:
Выполнены соответствующие процедуры.
Соответствует законам штата, относящимся к вашему типу организации.
Соблюдение собственных уставов организации и согласование решений с ее миссией.
По сути, протокол заседания совета директоров — это отличные заметки, в которых фиксируются все наиболее важные детали вашего заседания совета директоров. Давайте углубимся в то, что включают в себя эти детали, чтобы вы могли начать создавать более эффективные протоколы заседаний совета директоров, а не просто читать о том, что они из себя представляют.
2. Зачем нужно вести протокол заседания совета директоров?
Итак, вы знаете, что такое протокол заседания совета директоров, но, что более важно, почему стоит тратить время и усилия на ведение отличных заметок?
Как мы уже упоминали, в протоколе правления документально подтверждено, что собрание действительно имело место, но это выходит за рамки этого. Прежде чем вы сможете самостоятельно вести эффективные протоколы заседаний, вам нужно понять, почему вы тратите так много времени на документирование всех соответствующих действий и разговоров. В противном случае вы можете задаться вопросом, почему вы тратите свое внимание на совершенствование своих навыков ведения заметок.
Цель использования исключительных минут на совете директоров сводится к следующим основным преимуществам:
После утверждения протокол совета директоров становится официальной записью того, что произошло на собрании. В случае судебного иска протоколы заседаний правления могут быть вызваны в суд, а члены правления могут быть привлечены к ответственности. Если важные детали отсутствуют или голоса зарегистрированы неправильно, ваша организация может столкнуться с серьезными юридическими последствиями. Хотя маловероятно, что это произойдет, всегда лучше быть готовым.
Эффективные протоколы заседаний совета директоров служат отправной точкой для принятия будущих решений. Решения являются частью членства в совете директоров. Убедитесь, что вы можете вернуться к прошлым, записав, что обсуждалось на собрании, кто что сказал, какие были намечены следующие шаги и кто берет на себя ответственность за какие предстоящие проекты.
Потенциальные спонсоры , доноры и другие спонсоры могут получить доступ к протоколам заседаний правления. Как руководители совета директоров, мы должны понимать нашу обязанность обеспечивать наши организации достаточными ресурсами. Спонсоры используют протокол правления, чтобы определить, насколько эффективно правление ведет организацию к достижению ее целей. Другими словами, вы не хотите, чтобы кто-то решил отказаться от финансовой поддержки вашего дела из-за плохо сделанных заметок.
Протоколы заседаний совета директоров являются важным ресурсом не только для дальнейшего использования самим советом, но и для юридических целей. Сила отличной документации простирается еще дальше, но эти три причины должны быть вашими главными целями для инвестирования времени и ресурсов в лучшее ведение протоколов. Теперь давайте углубимся в передовой опыт создания последовательных, хорошо организованных протоколов заседаний.
3. Как вести протокол заседания совета директоров
А теперь ответ на вопрос, на который мы все хотим получить ответ: как составить протокол заседания совета директоров, в котором будут отражены все ключевые детали без написания полной стенограммы?
Было бы здорово, если бы мы могли сделать несколько заметок и закончить на этом, но протоколы заседаний должны быть всеобъемлющими. Создание полных протоколов заседаний совета директоров, отвечающих потребностям всех, кто их использует, имеет решающее значение для эффективного принятия решений и ведения учета в вашей организации.
Несмотря на то, что не существует универсального подхода для эффективного ведения протоколов заседаний совета директоров, мы обнаружили, что многие выдающиеся секретари используют несколько распространенных приемов. Результат? Четкий и точный отчет о действиях вашего правления. Давайте взглянем на некоторые из этих стратегий:
1. Используйте повестку дня в качестве шаблона собрания совета директоров
Надлежащее планирование совещаний жизненно важно для продуктивности ваших совещаний. Многие администраторы советов составляют план протокола, который смешивается с повесткой дня за несколько дней до собрания. Запись протоколов на доске становится невероятно простой и намного менее подверженной ошибкам.
Можно попробовать использовать повестку дня собрания в качестве шаблона. Это отличный способ наметить все заранее, чтобы члены вашего совета могли продолжить разговор, не дожидаясь, пока секретарь наверстает упущенное. Ваш секретарь может тратить больше времени на прослушивание и точную запись разговора, а не пытаться начать с нуля и записывать все на лету.
2. Заблаговременно назначьте счетчик минут
Представьте себе: вы приходите на собрание совета только для того, чтобы узнать, что никто не хочет вести протокол. Появление члена правления на месте может стать неприятным сюрпризом. На самом деле, это почти наверняка поставит под угрозу качество вовлеченности и уровня участия этого члена совета директоров. Это может даже дойти до того, чтобы поставить под угрозу качество протоколов на доске. Вот почему у вас всегда должен быть наготове счетчик минут заранее.
Пусть один и тот же человек будет вести протокол на каждой встрече. Затем назначьте резервного человека, который возьмет их на себя, когда обычный секретарь не сможет это сделать. Это почти всегда приведет к более сильным и четким протоколам на доске, потому что у вашего ведущего будет время ознакомиться с процессом.
3. Расширение ожиданий от протоколов Совета директоров
У вас есть назначенный секретарь. Этого достаточно, чтобы начать вести более эффективный протокол, верно? Не совсем! Возможно, вы захотите установить для этого человека несколько основных правил, например: 9.0003
Какой формат следует использовать — Ваша организация может придерживаться определенного формата протоколов заседаний. Может быть, это меняется с каждым новым стулом. Может быть, это усовершенствованная традиция, передаваемая будущими поколениями секретарей. Все зависит от вашей доски. Включите некоторую базовую информацию в свою структуру, например, как записывать движения и голоса. Использование протоколов прошлых заседаний в качестве шаблона может быть эффективным вариантом.
Как они должны принимать минуты — Большинство выбирает платформу Minutes Maker, подобную той, что находится в Boardable. Однако даже после инвестирования в платформу ваша технология эффективна только в том случае, если вы ее эффективно используете. Ведущий протокол должен знать, как работать с системой протоколов заседаний. Во время встречи не самое лучшее время для изучения этих инструментов, поэтому убедитесь, что ваш протоколист прошел обучение и знаком с ними заранее.
Должны ли они участвовать – Некоторые советы поощряют участие своих протоколистов. Другие просят не делать этого. Это зависит от одного: являются ли они членами правления. В противном случае они не должны участвовать, если их специально не пригласили.
Это может показаться слишком большим количеством указаний. Тем не менее, предварительное сообщение об этих ожиданиях поможет любому, кто ведет протокол заседания совета директоров, создавать выдающиеся заметки.
3. Пишите объективно
Ваш секретарь совета директоров должен всегда помнить о протоколе заседания совета директоров должно быть написано объективно. Когда вы сталкиваетесь со спорными вопросами или спорными мнениями, постарайтесь обобщить дебаты и аргументы, не добавляя ненужных комментариев или суждений. Отсейте эмоциональные заявления, следуя этим советам:
Придерживайтесь фактов, включая голоса за предложение, голоса против предложения, воздержавшихся и соответствующие подробности обсуждений. Внимательно выслушайте основные темы и задокументируйте существенные части обсуждения.
Попросите третье лицо — кого-то, кто не входит в состав правления — прочитать протокол доски, чтобы высказать вам непредвзятое мнение. При этом убедитесь, что третье лицо не имеет доступа к какой-либо конфиденциальной информации. В идеале вы можете попросить кого-нибудь, например, исполнительного директора или сотрудника.
Перечитайте их на следующий день. Поскольку секретарь также является членом совета с правом голоса, запись информации объективно может быть сложной задачей. Если вы не уверены, объективны ли ваши протоколы, отдохните и перечитайте их на следующий день на свежую голову.
Следуя этим советам для обеспечения объективности, вы будете создавать беспристрастные заметки, содержащие важную информацию для дальнейшего использования. В противном случае, если вы позволите своим мнениям проникнуть в протокол вашей доски, это может повлиять на авторитет и профессионализм вашей заметки.
4. Включите соответствующие сведения
Протоколы заседаний правления являются предметом закона для организаций. Они служат официальной записью, показывающей, что собрание действительно состоялось и обсуждались важные вопросы. Таким образом, всегда важно зафиксировать все необходимые детали.
Несмотря на то, что юридических правил относительно того, что должен включать в себя протокол собрания информационного совета, не существует, большинство советов основывают свои планы на правилах порядка Роберта. Полное использование этих обширных правил было бы обременительным для большинства организаций, но ограниченное использование может быть полезным для поддержания порядка и быстрого решения вопросов повестки дня. При следовании Правилам порядка Роберта протокол правления должен включать:
Тип собрания
Дата, время и место проведения собрания
Список участников, включая участников без права голоса, с указанием их имен, должностей и причин присутствия
Когда собрание было созвано и когда оно было закрыто
Запись предложений, секунд и того, принято ли предложение
В целом, постарайтесь составить протокол собрания совета директоров, который будет достаточно конкретным, чтобы фиксировать внимание и решения совета, но не настолько разреженным, чтобы вы не могли расшифровать, что на самом деле произошло во время собрания через несколько месяцев. Кроме того, скудные протоколы совета директоров могут привести к проблемам с ответственностью совета директоров, поэтому вы никогда не хотите, чтобы они были настолько минимальными, что вызывали подозрения.
Подумайте об этом так: важные решения и темы для обсуждения всегда должны быть зафиксированы, но в «короткой и понятной» форме.
5. Безопасно проверяйте и делитесь протоколами
Когда все сказано и сделано, вы захотите просмотреть протокол собрания совета директоров, прежде чем делиться им. Убедитесь, что они последовательно отформатированы и представлены. Если есть дополнительные примечания, которые необходимо переписать в протокол, сделайте это сразу после собрания.
С этого момента протокол доски должен быть завершен и разослан участникам как можно скорее, пока собрание еще свежо в памяти доски и протоколиста. Как мы узнаем позже, Minutes Maker от Boardable позволяет безопасно делиться своими минутами за считанные секунды. Благодаря обширным возможностям хранения документов вы можете предоставить членам совета директоров доступ к протоколам заседаний совета, повестке дня и любым другим соответствующим документам.
4. Что не следует включать в протокол заседания совета директоров
Знать, что не включать в протокол заседания правления, так же важно, как и знать, что включать. Помните, что многое зависит от минут, и запись неправильных вещей может вызвать скептицизм среди заинтересованных сторон, юридических лиц и других лиц.
Имея это в виду, давайте рассмотрим пять вещей, которые секретари обычно записывают в протоколы заседаний, но не должны:
1. Не указывайте, как люди голосовали
На каждом собрании вашего совета у вас, вероятно, будет несколько вопросов, по которым нужно проголосовать. В то время как вы должны назвать тех, кто сделал и поддержал предложение, вы не должны указывать, как люди проголосовали. Исключите их имена и просто отметьте количество тех, кто за, кто против и кто воздержался. Как правило, запись должна быть обезличенной.
Однако из этого правила есть исключение. Если всплывают финансовые операции с участием членов совета директоров или если устанавливается заработная плата исполнительного директора, пусть в протоколе собрания совета отражается то, как проголосовали отдельные лица и их обоснование. В случае каких-либо юридических проблем, обоснование будет поддерживать разумность.
СВЯЗАННО: Голосование — это гораздо больше, чем то, что отражено в протоколе заседания. Если вы хотите узнать больше об улучшении процесса голосования, ознакомьтесь с нашим руководством по голосованию на доске, еще одним полным пособием, составленным командой Boardable!
2. Не включать мнения отдельных членов правления
Как упоминалось ранее, протоколы заседаний совета директоров должны быть беспристрастными. По этой причине протоколы правления должны быть сосредоточены на решениях, а не на обсуждениях.
Иногда несогласные участники могут прямо заявить, что хотят, чтобы их несогласие было зафиксировано. Избегайте этого, а вместо этого просто отметьте, что это произошло — никаких дальнейших объяснений не требуется.
Точно так же, если были дебаты, упомяните об этом, но не делайте самоуверенных замечаний. В конце концов, протоколы заседаний совета директоров — это открытые документы, которые можно использовать в любой потенциальной правовой ситуации. Последнее, чего вы хотите, — это без необходимости открывать правление для ответственности, не придерживаясь фактов.
3. Не включайте резюме документов или презентаций
Между уставами, годовыми бюджетами и новой организационной политикой советы директоров пересматривают множество важных документов. Каждый раз, когда вы просматриваете документ на собрании, вы должны упомянуть представленные материалы в протоколе заседания. Однако не стоит вдаваться в подробности о его содержании. Вместо этого отметьте, где ее можно получить, чтобы участникам не приходилось копаться в лишней информации в протоколах собраний.
Благодаря комплексным инструментам презентации легко найти в любой точке. В частности, с помощью таких решений, как Центр документов Boardable, вы можете организовывать и хранить соответствующие записи, презентации и другие документы вместе с протоколами заседаний совета директоров.
Plus, Boardable совместим с широко используемыми облачными системами хранения, такими как Dropbox, Google Drive и OneDrive. Это упрощает создание централизованного хранилища, в котором хранятся все ресурсы, необходимые вашей доске, и ссылки на них.
4. Не включайте вещи, которые могут подвергнуть освобожденную от налогов организацию проверке
Несмотря на то, что на каждом собрании совета директоров есть обычные отвлекающие факторы, их запись может быть проблематичной в ходе судебного расследования. Вы захотите исключить эти отвлекающие факторы. Например, вычеркните из протокола заседания следующее:
.
Похвала или неудовольствие
Светская беседа или политические подшучивания
Негативное толкование
Ненужные юридические термины
Если есть сомнения, оставьте это. Это относится ко всему, что может привести к осложнениям, если его позже рассмотрят другие. Если был сделан юридический комментарий или если юрист организации консультировал правление, просто отметьте, что это произошло в протоколе правления. Не записывайте содержание юридической консультации.
5. Не включайте неофициальные разговоры
Сторонние обсуждения обязательно будут, но их нельзя записывать. Эти неофициальные комментарии и обсуждения, безусловно, разрешены, но они должны быть четко обозначены как неофициальные. Если член правления поднимает вопрос, который стоит прояснить, но не фигурирует в повестке дня, его обычно не нужно детализировать в протоколе правления.
Вместо этого обратите внимание, что директора уделили время обсуждению вопросов, не включенных в повестку дня. Ни о каких тангенсах больше ничего не должно быть записано.
Чтобы избежать этих сложностей, создайте папку Запросы повестки дня в Центре документов. Таким образом, будущие темы для обсуждения правильно запланированы на будущие встречи.
5. Шаблон протокола заседания Совета директоров
Несмотря на то, что содержание протокола вашего совета директоров будет меняться от одного собрания к другому, следование стандартному плану поможет процессу ведения протокола обеспечить согласованность и точность. Не существует «правильного способа» составления протоколов заседаний совета директоров, и у каждой организации есть свои предпочтения относительно того, как должны выглядеть эффективные протоколы. Тем не менее, есть несколько деталей, которые каждый совет директоров должен записывать во время заседаний.
Если вы новичок в этом процессе, вы, вероятно, не знакомы с этими компонентами и можете не знать, с чего начать при создании многократно используемой схемы. Чтобы помочь, мы создали шаблон протокола собрания совета директоров, основанный на Правилах порядка Роберта, который можно эмулировать, чтобы делать заметки во время собраний вашей организации:
.
Шаблон протокола заседания Совета директоров в текстовом виде
Если вы не можете просмотреть приведенный выше шаблон протокола заседания правления, вот разбивка основных элементов, на которые ссылается схема:
Открытие собрания: зафиксировать присутствие и указать дату и время начала собрания
Старое дело: утвердить протокол предыдущего собрания и обсудить нерешенные вопросы с предыдущих собраний
Новое дело: их отчеты и любые другие вопросы повестки дня направляются по номеру
Закрытие собрания: включите время перерыва, информацию о следующем собрании и подписи секретаря и председателя
Хотя приведенный выше шаблон протокола заседания совета директоров будет служить надежной отправной точкой, вам необходимо адаптировать его в соответствии с конкретными потребностями вашего совета. Следуя плану, вы настроите свою команду на успех и убедитесь, что все важные обсуждения и предложения во время совещаний записываются связным, четким и последовательным образом.
Хотя создание шаблона протокола заседания правления вручную может работать, это не оптимально. Вот почему Boardable оснащен полезными инструментами, которые позволяют вам записывать минуты непосредственно в ваших планах.
6. Чем могут помочь инструменты протоколов заседаний совета директоров
Как вы теперь знаете, ведение протоколов заседаний правления требует серьезной работы и непоколебимого внимания к деталям. Как и большинство ваших повседневных задач, этот процесс можно упростить с помощью правильной технологии, такой как Boardable!
Укрепив свою цифровую стратегию и инвестировав в специальные инструменты для ведения заметок, вы даже сможете подготовить готовые к распространению протоколы заседаний для всех через несколько минут после завершения собрания.
Для тех, кто хочет улучшить свои протоколы заседаний совета директоров и в целом упростить процесс, Boardable’s Minutes Maker — отличный вариант. Наша команда работала вместе над созданием удобного для пользователя решения, позволяющего невероятно легко записывать всю нужную информацию. Он работает без проблем независимо от того, встречаетесь ли вы лично, удаленно или и то, и другое.
Благодаря нашим специальным инструментам вы можете потратить несколько минут, используя уже созданную повестку дня, чтобы не упустить ни одной детали. Просто откройте свою повестку дня и быстро вводите заметки, назначайте задачи и записывайте голоса. Отсюда любые задачи будут отображаться на панели инструментов назначенного лица в качестве напоминания.
Кроме того, никогда еще не было так просто делиться протоколами заседаний! После того, как вы закончите их и подпишете с помощью наших инструментов электронной подписи, опубликуйте их и мгновенно распространите среди желаемой аудитории. При желании вы можете сделать протокол собрания совета общедоступным, и он всегда будет связан с собранием и его участниками. Вы можете сохранить запись в Центре документов или отправить PDF-файл по электронной почте, чтобы все были в курсе.
Лучше всего то, что вы можете связать протоколы, повестку дня и задачи прошлых совещаний с материалами для следующего, что упрощает утверждение, рассмотрение и подготовку к предстоящим обсуждениям! Посмотрите, как просто сгруппировать информацию о собрании:
Использование специальных инструментов управления платой может помочь защитить вашу плату от ответственности и неэффективности, гарантируя, что вы получите все важные детали. Позвольте Boardable сделать всю тяжелую работу, чтобы вы могли сосредоточиться на создании эффективных протоколов, которые эффективно фиксируют ваши встречи.
Между документированием обсуждений, важными голосованиями и последующими заданиями многое уходит на эффективные протоколы заседаний совета директоров. Напомним, что это больше, чем общий отчет о разговорах и действиях вашей доски. Они служат отправной точкой для будущих дискуссий, информируют тех, кто не смог присутствовать, и служат официальным и юридическим протоколом ваших встреч, поэтому к работе нельзя относиться легкомысленно.